合同纠纷如何避免？劳动合同档案管理要点与制度解析

东莞横沥律师获悉

博爱新开源医疗科技集团股份有限公司

合同管理制度

第一章总则

第一条，旨在加强博爱新开源医疗科技集团股份有限公司合同管理工作，此公司即以下简称的“公司”。要规范合同管理行为，防范以及减少合同纠纷，还有由此导致的经济损失风险，维护公司合法权益。依据《中华人民共和国民法典》以及有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

首先，本制度里所讲的合同，是在公司生产过程中，与民事主体有联系，这个民事主体涵盖其他法人、非法人组织以及自然人，然后他们之间签订了一种协议。此协议的作用是设立、变更、终止民事法律关系。这里所说的合同，包含的范围不局限于此，还包括合同、协议、约定书，也有备忘录、意向书，另外还有其他具备合同性质的书面形式文件。

本法第三条规定，其适用范围涵盖公司以及各隶属公司，所谓隶属公司具体指的乃是接受公司实际掌控状态的各级机构。

第四条，本制度所讲的合同管理，乃是针对各类合同的洽谈，以及订立，还有审批，再加上履行，另外包括纠纷处理，以及档案管理等方面，所开展的管理活动。

第二章合同的管理机构及其职责

第五条，公司合同施行“统一管理、分级负责”的举措。公司指定法务部、财务部，依据各自职责，履行相应合同管理部门职责。合同承办部门负责各自所在部门的合同管理工作、 。

第六条合同管理部门职责：

（一）法务部合同管理职责

1、负责公司及所属公司合同签订前的审核工作；

为参与重大合同法律风险论证工作，为参与重大合同谈判工作，为参与重大合同签订工作而行动，还要协助参与起草重大合同 。

3：承担解答公司别的部门以及所属公司于合同签订、履行等进程里碰到的法律问题的任务 。

4、参与合同纠纷的调查处理，制定法律解决方案；

5、负责组织合同管理的有关法律知识讲座和培训；

6、其他相关合同管理事宜。

（二）财务部合同管理职责

第一步，依据合同管理所需，第二步，于各承办部门合同审批之际，第三步，以及合同签订之时，第四步，还有合同变更进程中，第五步，包括合同履行期间，第六步，乃至合同出现争议的过程里，第七步，针对涉及财务的事项给出意见，或者配合去开展相关工作。

两、针对合同里头的财务收支相关事项，在必要的情形下，依照要求去审查是不是契合国家法律法规以及公司财务管理制度，。

3、对未经公司及所属公司盖章的合同，原则上不得付款、结算。

第七条合同承办部门职责：

（一）负责对合同相关方的调查，收集、整理合同起草所需资料；

需要负责去拟定合同文本的初稿，针对合同基本所涉及的交易、价款、质量、付款方式以及违约条款等方面，提出细致具体的要求，合同肯定是不可以去损害公司以及所属公司利益的，各个合同承办部门对于合同实质性条款的合法性、严密性、准确性还有可执行性，要负主要责任，这其中包含但不限于违约责任等。

三，与相关方就合同条款以及内容展开协商或者谈判之际，涉及到法规方面、投资方面、财务方面等事项，在必要之时，应当会同其他有关部门一同参与谈判的进程，充分去听取有关部门专业人员所给出的意见以及建议，进而对合同进行修订以及完善，重要的谈判会议应当形成纪要并且存档；。

四，要严格去遵守公司合同方面的会签以及审批手续，各有关部门的意见还有领导的意见在审批单上都需要呈现得全面，一旦出现欠缺某一个审批环节的状况，签订合同是被严禁的 。

（五）对于那些需要有关部门以及机关予以批准、备案的合同，要及时将其上报上去，以求获得批准或者完成备案；（六）要去履行合同，还要跟进合同执行的结果，并且负责去办理合同付款的申请 。

若存在涉及合同的争议情况，或者有合同纠纷的状况，那么应当及时进行上报，并且要通知法务部，同时要在整个过程中协助处理相关的纠纷事项。

（八）建立本部门合同档案及其台帐。

第三章合同的签订及审核

第八条，在签订合同之前，合同承办部门呢，必须要确定一位承办人，这位承办人是具体负责相关事宜的。对于重大的合同谈判，跟涉外的合同谈判来讲，应该由法务人员，会同该合同所涉及专业的人员，共同组成一个小组去参加谈判。接下来呢，要针对技术、商务、财务、法律等多个方面，展开论证工作。必要的时候，还需要外聘法律顾问，让其参与到合同谈判当中来。

第九条，签订如下范围的合同，承办部门要事先通知财务部，要事先通知法务部，要事先通知董秘办，参加有关谈判。

与公司有对外投资、融资行为，有对外担保、委托理财操作，有对外承包、发包事项，还有技术转让、技术开发相关内容的合同，涉及这些方面 。

2、风险较大的经济合同；

3、其它可能对公司利益产生重大影响的合同。

合同签订之前，合同承办部门当中的承办人，要针对合同另一方当事人，对其主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品情况、服务质量以及价格等方面的背景资料，展开了解以及调查。

第十一条，若国家、或行业、或地方、或公司存在标准合同文本、或者示范合同文本的情况，那么应当优先依据标准文本、或者示范文本的要求，来拟定合同。如果不存在标准之合同文本、以及示范合同文本的情形，那么应当尽力谋求由己方、或者以己方作为主导，来拟定合同。

第十二条合同编制的要点

（一）合同必须以书面形式订立；

（二）合同的文本，应当优先去采用公司所编制的标准范本合同，要是不存在公司编制的标准范本合同，那么优先适用国家有关部门所推荐的示范合同文本 。

（三）合同当中包含的各项内容是符合律法规定 ，签约的各方当事人都能够真实 ，且详细具体展示出自己内心真是的意思 ，参与合作所采取的模式以及涉及的全部内容均不会与法律 、法规产生冲突 ，没有任何刻意规避法律的行为 ，也并不存在怀着不良的目的恶意串通起来去损害他人合法权益的情况 ，当中不存在任何违背公共序俗方面的明文规范 ，不存在利用对方处于危困状态 ，缺乏充足自我判断能力等等状况而导致的明显不公平 ，以及在订立合约时明显属于采取了欺诈手段的情况 ；。

（四）合同条款涵盖诸多方面，有当事人的姓名或者名称和住所，还有标的，以及数量，并且包括质量，也涉及价款或者报酬，另外有履行期限、地点和方式，再者违约责任都在其中，甚至包括解决争议等的方式；（五）合同条款理应包含各方商务谈判里头的重点内容，合同那基本的条款不能违反国家规定，其表述需要准确、明确，不存在歧义；。

（六）合同当中应当对发生纠纷之后的解决方式作出约定，纠纷解决方式在优先的情况之下要选择诉讼方式，并且在优先的情形下要选择公司所在地方具备管辖权的人民法院，在选择仲裁机构的时候，仲裁机构的名称应当准确无误 。

第一，涉外合同选取适用法律的时候，应当优先选择适用中国法律，第二，如果跟对方当事人就选择适用中国法律这件事情无法达成一致意见，不同意选择适用中国法律的情况下，那么应当再去选择适用第三国（地区）法律，第三，关于合同文本效力，原则上应该要给予约定，是以中文文本作为标准的呢。

第十三条，合同拟定完毕之后，承办人需要履行对应的审核、批准程序，呈报到董事长或者其授权代表，并签字，之后交给印鉴管理负责人或者其指定的部门，加盖合同专用章或者公司公章。

制成合同正式文本，需通过打印或者印刷的方式，对于两页及以上的合同那得加盖骑缝章。

第十四条，合同承办部门，对合同的经济效益负责，分管领导，对合同执行的可行性负责，同时，他们还都要对合同的安全性等负责。

公司财务部，对执行合同所涉及的，资金调度方面，合同价款或者酬金方面，税务事项的合理性方面，支付方式方面，以及因合同损失可能造成的资产减计或核销等事项，展开审核 。

公司法务部针对合同的合规性开展审核，针对其条款与条件设置之合理性开展审核，针对履约风险以及纠纷防范等开展审核。

面对那些必须要经过董事会审议批准的重大合同，以及还得经过股东会审议批准的重大合同，要依照深圳证券交易所相关制度的规定去执行，同时也要按照公司自身相关制度的规定来执行。

第十五条，重大合同，应由法务部或者法律顾问，针对合同条款，展开审核，并且依据审核结果，出具意见。上述人员所提的提示性意见，公司在合同签订以及履行当中，应当特别予以关注；对于合同条款，持有保留意见或者要求修改的，合同承办部门，应当修订或者重新拟定合同。对于保留意见或者要求修改的条款，由于客观原因，无法修订或者落实的，合同承办部门在申请审批的时候，应做出特别说明，提交给有权审批人，由其决定 。

第十六条，各所属公司将上报公司审批的合同，应参照上述规定去进行审核呀，之后再逐级上报。且公司各职能部门绝严禁以自己的名去独立向对外签署那合同。

第四章合同的履行、变更、转让和终止

合同生效之后，合同承办部门需要严格地去履行，并且要主动地去督促相关方面履行合同义务，以此来维护公司的合法权益，在合同履行的过程当中，承办部门的人员应当及时地进行跟进，还要检查履行的情况。

如果合同履行关联公司多个部门，那么承办部门要及时去通知有关单位来协助履行，要清晰地告知在合同履行的时候所需要协助的内容，有关部门应当给予积极配合，在必要的时候能够上报上级领导以获取协调帮助。

第十九条，在合同履行的进程当中，承办部门要是发觉出现了不符合合同规定之事项等情况，承办人就应当及时去处理，并且向部门负责人进行汇报，要在法定的期限内、合同约定的期限内或者合理的期限以内，以能够记录下来的方式向对方提出异议，还要约定好异议答复的期限。要是碰到相关方没有履行合同，或者在收到我方提出的异议过后，仍然采取不符合合同规定的方式来履行合同，承办部门就应当把有关的情况及时地通知有关部门，接着由法务部或者法律顾问去审核相关的文件，再向公司提出合理化的补救措施，在必要的时候可以采取变更或者解除合同的方式，以此来避免或者挽回经济损失。

合同履行期间有第二十条规定，按照法律规定又依据合同约定，当事人双方经协商达成一致后，能够对合同进行变更、转让或者解除，变更、转让或解除合同的通知或者协议必须采用书面形式，当事人协商同意的有关变更、转让或解除合同的文书、电报、图表以及电子邮件等，同样属于合同的构成部分，变更、转让或解除合同的协议在达成之前，依据实际情形，要采取继续履行、补救或者中止履行此类措施。

第二十一条，合同存在变更情况，或者存在转让情况，又或者存在解除情况，其审批程序以及权限跟原合同是一样的。

合同签订之后，对于涵盖公司收付款项的那些合同而言，合同承办人员应当在五日之内，把合同副本送达至公司财务部，并且要与财务部依照合同所规定的时间、方式以及价款来进行收付操作，以此来避免出现收付款不及时的状况发生。公司财务部依据生效的合同副本对外进行付款，要是没有合同或者合同尚未正式生效，那么财务部门不可以对外开展付款行为。

第五章合同纠纷的处理

履行合同进程里，一旦出现问题、产生纠纷，各个部门就得即刻着手处理，遵循维护公司合法权益这个原则，最先采用协商办法予以解决。要是协商无法达成一致，合同承办人或者承办该合同的部门，应当马上向上级领导汇报，并且迅速获取以及留存相关证据，依据这些证据材料，最少要在法定时效到期前六个月，报送公司法务部去处理。法务部在全面展开调查、深入了解纠纷的起始缘由以及性质，初步掌握了有关证据的基础之上，迅速给出处理意见或者建议，随后汇报给分管领导。

纠纷出现之后，承办的人员应当及时去搜集的相关证据（原件或者复印件）涵盖但不限于这些：一，合同的文件（包含变更、解除合同的协议、传真、信函、视听方面的资料、授权委托书以及其他有关的资料等等）。

(二)送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据；

（三）货款进行承付，托收凭证，信用证，完税凭证，有关财务账目 。

（四）法定的或者按约定当作质量标准的文本，封样，样品，以及鉴定报告，检测结果等；(五)业务人员相互之间的沟通记录；。

(六)其他证据材料。

法务部在收到合同纠纷处理之后，会和承办部门一起，在三至五日之内去制定处理意见，之后提交给公司有关部门的负责人以供审批.

第二十五条，若是合同纠纷，经双方协商能够达成一致处理意见的，那么就应当订立书面协议。第二十六条，要是合同纠纷无法经协商解决，倘若属于对方过错或者违约情况。对于与日常经营相关的合同，按照业务金额，经过公司各分管领导或者总经理审批通过以后，依照合同约定的审议解决方式，要么诉讼要么仲裁；对于非日常经营交易相关的合同，需要由公司总经理审批并且报董事长同意之后，才能够向仲裁委员会申请仲裁或者向人民法院起诉。要是对方已经提起诉讼或者仲裁了，公司应当积极应诉或者参与仲裁。

凡涉及诉讼或仲裁的，法务部应立即向董事会秘书报备。

第二十七条处理合同纠纷，应特别注意下列问题：

（一）在证据存在可能丢失的状况下，并且是以后有着难以取得这种情形的时候，要及时地朝着法院去申请采取证据保全这样的措施；。

在察觉到对方当事人或者利害关系人存在有可能进行隐匿、转移财产的情况，而这种行为将会致使我方权利难以达成实现的时候，要及时地向法院提交申请，请求采取财产保全措施。

（三）做好每起合同纠纷实况记录，存档备查；

对于属于我方责任范畴之内的合同纠纷，要一笔一笔地去查明其中的缘由，梳理并且明晰相关的关系，分辨清楚各自应承担的责任，还要积极主动地去采取能够挽回损失的弥补措施。

与正式生效的第二十八条相关，双方已签署的用于解决合同纠纷的协议书，以及仲裁机关所出具的调解书，还有仲裁裁决书，另外包括法院的调解书、判决书，这些都均需按照要求复印若干份，之后交予合同承办部门予以收执，同时也交予法务部收执，借此督促关于该文书应当履行的相关事宜。

第二十九条是这样规定的，法务部会同公司法律顾问，代表公司去进行仲裁以及诉讼，合同承办部门和承办人，需要全力配合参与调查，还要参与取证东莞横沥律师，并且进行作证。

第六章合同管理及存档

第三十条合同用章使用管理：

（一）公司以及其下属的职能部门横沥镇律师，要对外签订合同，是以“博爱新开源医疗科技集团股份有限公司”这个名义去签订，并且使用公司合同专用章或者是公司公章，禁止用其他的印章来进行代替。

二）公司合同用章归属印鉴管理负责人，或者其指定的部门进行保管，并实施用印操作，履行用印登记以及审查手续。 ，。

（三）控股子公司的日常业务合同，是以子公司名义去签订的，使用的是子公司合同专用章或者子公司公章。公司各职能部门不可以签订对外 、融资、合资合作、 、资产处置、委托理财、对外承包、发包等等重大经济合同，涉及上述内容的重大经济合同全都得由公司对外签订，并且要按照本制度规定的程序去办理。

公司合同监督部门有第三十一条所述的公司审计委员会，还有那家审计部，以及法务部，它们依据各自职责权限，负责检查公司及控股子公司订立合同的状况，还要考核执行合同管理制度的情况，是这样的。

对于第三十二条啊，那就要求各职能部门，还有所属公司，必须得指定合同管理员，这个指定之人的职责呢，是负责本单位的合同管理哟。在合同签署之后呀，合同承办部门的承办人呢，应把合同履行过程当中形成的各种单据，以及凭证，还有其他相关材料，及时交付给本部门合同管理员，绝对不可以将这些据为己有呀。

负责合同管理的人员要构建合同台账，以此方便进行查找、实施管理，并且依据文件序号当作索引展开整理，将其全都同步留存于配有锁具的固定文件柜内，合同的复印件或者扫描件也应当一并存档。

第七章附则

第三十三条，对于本制度里没涉及周全的情况，依照《中华人民共和国民法典》，以及《中华人民共和国民事诉讼法》，与国家有关于法律、法规所定下的规定来进行办理。

第三十四条本制度自公司董事会审议通过之日起执行。

博爱新开源医疗科技集团股份有限公司

二二五年十二月

中财网

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